أنت هنا

العلاقات العامة والإعلام

تتولى تنظيم وتمثيل الجامعة من خلال المشـــاركة في معـارض الكتب المحليــة والعربية والعالمية، كما تقوم بمتابعـــــة زيارات الوفود الرسمية والطـــلاب إلى مكتبــات الجامعة، بالإضافة إلى التغطية الصحفية وإعداد المطبوعات التعريفية، وتنسيـق وإعداد حفلات ومناسبات العمادة والإشراف على البرامج الثقافية.

 

أقسام الوحدة:

  • قسم المعارض: يتولى الإشراف على إقامة المعارض التعريفية ومعارض الكتب في الجامعة كما يتولى التنسيق وتنظيم تمثيل الجامعة في المعارض.
  • العلاقات العامة: تتولى الإشراف على تنسيق الزيارات والوفود.
  • التوثيق والنشر: يتولى الإشراف على نشر أخبار العمادة و التغطية الصحفية وإعداد المطبوعات التعريفية الخاصة بالعامة.
  • قسم التوعية الثقافية: يتولى الإشراف على البرامج الثقافية والمحاضرات والندوات إضافة إلى الإشراف على برنامج أصدقاء المكتبة.

 

مهام الوحدة:

أولاً : الزيارات / تشمل الأعمال التالية :

  •        استقبال خطابات الزيارات والحصول على الموافقة بالزيارة ومن ثم التنسيق مع الجهات الزائرة لتحديد وقت وتاريخ الزيارة وعدد الزوار.
  •        التنسيق مع إدارة العمادة في استقبال الوفود الرسمية .
  •        إعلام الإدارات والأقسام بالعمادة عن هذه الزيارة وعدد الزوار وجهتهم .
  •        تجهيز مطبوعات الزيارة من كتيبات وبرشورات تعريفية بالمكتبة .
  •        إستقبال الوفد في الموعد المحدد والترحيب بهم وإعطائهم شرح موجز عن المكتبة وفروعها .
  •        زيارة لكل الأقسام والتعريف به وخدماته .
  •        تسجيل الوفد كلمة بسجل الزوار .

ثانياً : الحفلات / وتشمل الأعمال التالية :

  •        تحديد موعد الحفلة ومناسبتها .
  •        دعوة الحفلة بواسطة خطاب يعمم على الإدارات والأقسام والفروع .
  •        البحث في عدد من الاستراحات الكبيرة والقريبة من الجامعة أو داخلها .
  •        تحديد المطعم الذي يقوم بتجهيز العشاء بتحديد مطعم صاحب عمل مميز وخدمة جيدة وغيرها والتعاقد معه .
  •        الإتفاق مع القهوجية والبحث عن الأفضل وخاصة في موضوع مكبرات الصوت .
  •        إكمال كافة احتياجات الحفل من مستلزمات استهلاكية كالماء والمناديل والتمور وغيرها . 
  •        تجهيز مستلزمات التكريم مثل شهادات الشكر وأغلفتها ودروع المثاليين.
  •        الترحيب بالحضور والعمل على راحتهم وإكرامهم .
  •        إعداد حفل خطابي شامل .
  •        تجهيز حفلات الأعياد وكافة حفلات العمادة الخاصة .

 

ثالثاً : الأخبار الصحفية / وتشمل الأعمال التالية :

  •        التنسيق مع إدارة المكتبة والإدارات والأقسام المختلفة والفروع للحصول على كافة الأخبار التي تصلح كأخبار بصحيفة رسالة الجامعة والصحف المحلية .
  •        صياغتها صياغة صحفية .
  •        الحصول على الموافقة على نشرها من صاحب الصلاحية .
  •        إرسالها لصحيفة رسالة الجامعة والصحف المحلية ومتابعة نشرها.
  •        متابعة ما يكتب عن المكتبة والتنسيق في الرد عليها .

رابعاً  : المطبوعات التعريفية / وتشمل الأعمال التالية :

  •        يقوم القسم بالتنسيق مع الأقسام الأخرى لعمل مطويات خاصة لكل إدارة تشمل التعريف به وبخدماته وطريقة الإستفادة منها .
  •        يقوم القسم بإصدار دليل موحد تعريفي بالمكتبة والعمل على تحديثه .
  •        يقوم القسم بإصدار بعض المطويات الخاصة ببعض المناسبات مثل النظام الآلي الجديد والمعارض الندوات وغيرها .
  •        يقوم القسم بالمتابعة في  إصدار دليل موحد لمطبوعات الجامعة والعمل على تحديثه.
  •        يقوم القسم بالمتابعة في  إصدار دليل هاتف العمادة  والعمل على تحديثه.

خامساً  : التسويق / وتشمل الأعمال التالية :

  •        تحديد النشاطات التي تحتاج إلى تسويق .
  •        التنسيق مع اللجنة المخصصة للتسويق ومتابعة أعمالها .
  •        تحديد وسائل التسويق وآلية االإستفادة منها .
  •        متابعة عملية التسويق ومردودها على نشاطات المكتبة .

سادساً  : لوحات الإعلان / وتشمل الأعمال التالية :

  •        متابعتها من حيث المسؤولية فيما يعلق بها من أخبار وإعلانات .
  •        العناية بها وصيانتها ونظافتها والمحافظة عليها .
  •        تحديت إعلاناتها وتزويدها بكل ما يهم زائر المكتبة كأوقات الدوام والاعارة .

سابعاً  : أعمال أخرى / وتشمل الأعمال التالية :

  •        إعداد وتعميم خطابات التهاني والتعزية لموظفي العمادة .
  •        الرد على خطابات الشكر التي تصل للعمادة .
  •        إعداد خطابات إقامة الندوات و المؤتمرات ومتابعتها .
  •        عرض كافة الشهادات والدروع التي حصلت عليها العمادة ضمن المكان المخصص لها .
  •        استلام الملفات الخاصة بالعلاقات ومتابعة حفظ المعاملات بها وترتيبها بالشكل الصحيح .

بالإضافة إلى القيام بكافة الاعمال المكلف بها من قبل سعادة الدكتور العميد أو الدكتور الوكيل او مدير القسم بالإضافة إلى القيام بأعمال المعارض عند عدم وجود الموظف المشرف عليها .

 

أرقام التواصل:

رئيس وحدة العلاقات العامة

4676179

قسم المعارض

4676172

قسم العلاقات العامة

4673787

قسم التوثيق والنشر

4697314

قسم البرامج الثقافية

4697315

فاكس الوحدة

4676170

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

SEO keyword: 
العلاقات العامة والإعلام