تتولى تنظيم وتمثيل الجامعة من خلال المشـــاركة في معـارض الكتب المحليــة والعربية والعالمية، كما تقوم بمتابعـــــة زيارات الوفود الرسمية والطـــلاب إلى مكتبــات الجامعة، بالإضافة إلى التغطية الصحفية وإعداد المطبوعات التعريفية، وتنسيـق وإعداد حفلات ومناسبات العمادة والإشراف على البرامج الثقافية وإدارة حسابات العمادة في مواقع التواصل الاجتماعي.

أقسام الوحدة:

• قسم المعارض: يتولى الإشراف على إقامة المعارض التعريفية ومعارض الكتب في الجامعة كما يتولى التنسيق وتنظيم تمثيل الجامعة في المعارض.
• العلاقات العامة: تتولى الإشراف على تنسيق الزيارات والوفود.
• التوثيق والنشر: يتولى الإشراف على نشر أخبار العمادة و التغطية الصحفية وإعداد المطبوعات التعريفية الخاصة بالعمادة.
• قسم التوعية الثقافية: يتولى الإشراف على البرامج الثقافية والمحاضرات والندوات إضافة إلى الإشراف على القاعات التدريبية والتنسيق مع الجهات الأخرى للاستفادة منها.

مهام الوحدة:

أولاً : الزيارات / تشمل الأعمال التالية :

•        إستقبال خطابات الزيارات والحصول على الموافقة بالزيارة ومن ثم التنسيق مع الجهات الزائرة لتحديد وقت وتاريخ الزيارة وعدد الزوار.
•        التنسيق مع إدارة العمادة في إستقبال الوفود الرسمية .
•        إعلام الإدارات والأقسام بالعمادة عن هذه الزيارة وعدد الزوار وجهتهم .
•        تجهيز مطبوعات الزيارة من كتيبات وبرشورات تعريفية بالمكتبة .
•        إستقبال الوفد في الموعد المحدد والترحيب بهم وإعطائهم شرح موجز عن المكتبة وفروعها .
•        زيارة لكل الأقسام والتعريف به وخدماته .
•        تسجيل الوفد كلمة بسجل الزوار .

ثانياً : الحفلات / وتشمل الأعمال التالية :

•        تحديد موعد الحفلة ومناسبتها .
•        دعوة الحفلة بواسطة خطاب يعمم على الإدارات والأقسام والفروع .
•        تجيهز كافة الإحتياجات.
•        تجهيز مستلزمات التكريم مثل شهادات الشكر وأغلفتها ودروع المثاليين.
•        تجهيز حفلات الأعياد وكافة حفلات العمادة الخاصة .

ثالثاً : الأخبار الصحفية / وتشمل الأعمال التالية :

•       الإدارة والإشراف على الحسابات الرسمية للعمادة على مواقع التواصل الاجتماعي.
•        التنسيق مع إدارة المكتبة والإدارات والأقسام المختلفة والفروع للحصول على كافة الأخبار التي تصلح كأخبار بصحيفة رسالة الجامعة والصحف المحلية .
•        صياغتها صياغة صحفية .
•        الحصول على الموافقة على نشرها من صاحب الصلاحية .
•        إرسالها لصحيفة رسالة الجامعة والصحف المحلية ومتابعة نشرها.
•        متابعة ما يكتب عن المكتبة والتنسيق في الرد عليها .

رابعاً  : المطبوعات التعريفية / وتشمل الأعمال التالية :

•        يقوم القسم بالتنسيق مع الأقسام الأخرى لعمل مطويات خاصة لكل إدارة تشمل التعريف به وبخدماته وطريقة الإستفادة منها .
•        يقوم القسم بإصدار دليل موحد تعريفي بالمكتبة والعمل على تحديثه .
•        يقوم القسم بإصدار بعض المطويات الخاصة ببعض المناسبات مثل النظام الآلي الجديد والمعارض والندوات وغيرها .
•        يقوم القسم بالمتابعة في  إصدار دليل موحد لمطبوعات الجامعة والعمل على تحديثه.
•        يقوم القسم بالمتابعة في  إصدار دليل هاتف العمادة  والعمل على تحديثه.

خامساً  : التسويق / وتشمل الأعمال التالية :

•        تحديد النشاطات التي تحتاج إلى تسويق .
•        التنسيق مع اللجنة المخصصة للتسويق ومتابعة أعمالها .
•        تحديد وسائل التسويق وآلية االإستفادة منها .
•        متابعة عملية التسويق ومردودها على نشاطات المكتبة .

سادساً  : لوحات الإعلان / وتشمل الأعمال التالية :

•        متابعتها من حيث المسؤولية فيما يعلق بها من أخبار وإعلانات .
•        العناية بها وصيانتها ونظافتها والمحافظة عليها .
•        تحديت إعلاناتها وتزويدها بكل ما يهم زائر المكتبة كأوقات الدوام والاعارة .

سابعاً  : أعمال أخرى / وتشمل الأعمال التالية :

•        إعداد وتعميم خطابات التهاني والتعزية لموظفي العمادة .
•        الرد على خطابات الشكر التي تصل للعمادة .
•        إعداد خطابات إقامة الندوات و المؤتمرات ومتابعتها .
•        عرض كافة الشهادات والدروع التي حصلت عليها العمادة ضمن المكان المخصص لها .
•        إستلام الملفات الخاصة بالعلاقات ومتابعة حفظ المعاملات بها وترتيبها بالشكل الصحيح .

بالإضافة إلى القيام بكافة الأعمال المكلف بها من قبل سعادة الدكتور المشرف العام او سعادة الدكتور الوكيل او مدير القسم بالإضافة إلى القيام بأعمال المعارض عند عدم وجود الموظف المشرف عليها .

المحاضرات والندوات

 هي أحد الخدمات المقدمة من قبل عمادة شؤون المكتبات ممثلة بوحدة العلاقات العامة.

وتتيح هذه الخدمة للمستفيدين من داخل وخارج الجامعة بالتنسيق لإلقاء المحاضرات والندوات العلمية والمهنية والتوعوية في شتى المجالات والتي تصب في خدمة الوطن والمواطن.

الدورات والندوات السابقة:

1. زيارة سمو الشيخ/ عبدالله بن زايد آل نهيان وزير الخارجية الإماراتي (اللقاء المفتوح مع الطلبة).
2. مهارات استخدام المكتبة وخدماتها (دورة تدريبية).
3. التوعية المعلوماتية لمكتبات جامعة الملك سعود(دورة توعوية).

أرقام التواصل: