You are here

مهام الوحدة

أولاً : الزيارات / تشمل الأعمال التالية :

  •        استقبال خطابات الزيارات والحصول على الموافقة بالزيارة ومن ثم التنسيق مع الجهات الزائرة لتحديد وقت وتاريخ الزيارة وعدد الزوار.
  •        التنسيق مع إدارة العمادة في استقبال الوفود الرسمية .
  •        إعلام الإدارات والأقسام بالعمادة عن هذه الزيارة وعدد الزوار وجهتهم .
  •        تجهيز مطبوعات الزيارة من كتيبات وبرشورات تعريفية بالمكتبة .
  •        إستقبال الوفد في الموعد المحدد والترحيب بهم وإعطائهم شرح موجز عن المكتبة وفروعها .
  •        زيارة لكل الأقسام والتعريف به وخدماته .
  •        تسجيل الوفد كلمة بسجل الزوار .

ثانياً : الحفلات / وتشمل الأعمال التالية :

  •        تحديد موعد الحفلة ومناسبتها .
  •        دعوة الحفلة بواسطة خطاب يعمم على الإدارات والأقسام والفروع .
  •        البحث في عدد من الاستراحات الكبيرة والقريبة من الجامعة أو داخلها .
  •        تحديد المطعم الذي يقوم بتجهيز العشاء بتحديد مطعم صاحب عمل مميز وخدمة جيدة وغيرها والتعاقد معه .
  •        الإتفاق مع القهوجية والبحث عن الأفضل وخاصة في موضوع مكبرات الصوت .
  •        إكمال كافة احتياجات الحفل من مستلزمات استهلاكية كالماء والمناديل والتمور وغيرها . 
  •        تجهيز مستلزمات التكريم مثل شهادات الشكر وأغلفتها ودروع المثاليين.
  •        الترحيب بالحضور والعمل على راحتهم وإكرامهم .
  •        إعداد حفل خطابي شامل .
  •        تجهيز حفلات الأعياد وكافة حفلات العمادة الخاصة .

 

ثالثاً : الأخبار الصحفية / وتشمل الأعمال التالية :

  •        التنسيق مع إدارة المكتبة والإدارات والأقسام المختلفة والفروع للحصول على كافة الأخبار التي تصلح كأخبار بصحيفة رسالة الجامعة والصحف المحلية .
  •        صياغتها صياغة صحفية .
  •        الحصول على الموافقة على نشرها من صاحب الصلاحية .
  •        إرسالها لصحيفة رسالة الجامعة والصحف المحلية ومتابعة نشرها.
  •        متابعة ما يكتب عن المكتبة والتنسيق في الرد عليها .

رابعاً  : المطبوعات التعريفية / وتشمل الأعمال التالية :

  •        يقوم القسم بالتنسيق مع الأقسام الأخرى لعمل مطويات خاصة لكل إدارة تشمل التعريف به وبخدماته وطريقة الإستفادة منها .
  •        يقوم القسم بإصدار دليل موحد تعريفي بالمكتبة والعمل على تحديثه .
  •        يقوم القسم بإصدار بعض المطويات الخاصة ببعض المناسبات مثل النظام الآلي الجديد والمعارض الندوات وغيرها .
  •        يقوم القسم بالمتابعة في  إصدار دليل موحد لمطبوعات الجامعة والعمل على تحديثه.
  •        يقوم القسم بالمتابعة في  إصدار دليل هاتف العمادة  والعمل على تحديثه.

خامساً  : التسويق / وتشمل الأعمال التالية :

  •        تحديد النشاطات التي تحتاج إلى تسويق .
  •        التنسيق مع اللجنة المخصصة للتسويق ومتابعة أعمالها .
  •        تحديد وسائل التسويق وآلية االإستفادة منها .
  •        متابعة عملية التسويق ومردودها على نشاطات المكتبة .

سادساً  : لوحات الإعلان / وتشمل الأعمال التالية :

  •        متابعتها من حيث المسؤولية فيما يعلق بها من أخبار وإعلانات .
  •        العناية بها وصيانتها ونظافتها والمحافظة عليها .
  •        تحديت إعلاناتها وتزويدها بكل ما يهم زائر المكتبة كأوقات الدوام والاعارة .

سابعاً  : أعمال أخرى / وتشمل الأعمال التالية :

  •        إعداد وتعميم خطابات التهاني والتعزية لموظفي العمادة .
  •        الرد على خطابات الشكر التي تصل للعمادة .
  •        إعداد خطابات إقامة الندوات و المؤتمرات ومتابعتها .
  •        عرض كافة الشهادات والدروع التي حصلت عليها العمادة ضمن المكان المخصص لها .
  •        استلام الملفات الخاصة بالعلاقات ومتابعة حفظ المعاملات بها وترتيبها بالشكل الصحيح .

بالإضافة إلى القيام بكافة الاعمال المكلف بها من قبل سعادة الدكتور العميد أو الدكتور الوكيل او مدير القسم بالإضافة إلى القيام بأعمال المعارض عند عدم وجود الموظف المشرف عليها .

SEO keyword: 
أعمال وحدة العلاقات