مهام الوحدة
أولاً : الزيارات / تشمل الأعمال التالية :
- استقبال خطابات الزيارات والحصول على الموافقة بالزيارة ومن ثم التنسيق مع الجهات الزائرة لتحديد وقت وتاريخ الزيارة وعدد الزوار.
- التنسيق مع إدارة العمادة في استقبال الوفود الرسمية .
- إعلام الإدارات والأقسام بالعمادة عن هذه الزيارة وعدد الزوار وجهتهم .
- تجهيز مطبوعات الزيارة من كتيبات وبرشورات تعريفية بالمكتبة .
- إستقبال الوفد في الموعد المحدد والترحيب بهم وإعطائهم شرح موجز عن المكتبة وفروعها .
- زيارة لكل الأقسام والتعريف به وخدماته .
- تسجيل الوفد كلمة بسجل الزوار .
ثانياً : الحفلات / وتشمل الأعمال التالية :
- تحديد موعد الحفلة ومناسبتها .
- دعوة الحفلة بواسطة خطاب يعمم على الإدارات والأقسام والفروع .
- البحث في عدد من الاستراحات الكبيرة والقريبة من الجامعة أو داخلها .
- تحديد المطعم الذي يقوم بتجهيز العشاء بتحديد مطعم صاحب عمل مميز وخدمة جيدة وغيرها والتعاقد معه .
- الإتفاق مع القهوجية والبحث عن الأفضل وخاصة في موضوع مكبرات الصوت .
- إكمال كافة احتياجات الحفل من مستلزمات استهلاكية كالماء والمناديل والتمور وغيرها .
- تجهيز مستلزمات التكريم مثل شهادات الشكر وأغلفتها ودروع المثاليين.
- الترحيب بالحضور والعمل على راحتهم وإكرامهم .
- إعداد حفل خطابي شامل .
- تجهيز حفلات الأعياد وكافة حفلات العمادة الخاصة .
ثالثاً : الأخبار الصحفية / وتشمل الأعمال التالية :
- التنسيق مع إدارة المكتبة والإدارات والأقسام المختلفة والفروع للحصول على كافة الأخبار التي تصلح كأخبار بصحيفة رسالة الجامعة والصحف المحلية .
- صياغتها صياغة صحفية .
- الحصول على الموافقة على نشرها من صاحب الصلاحية .
- إرسالها لصحيفة رسالة الجامعة والصحف المحلية ومتابعة نشرها.
- متابعة ما يكتب عن المكتبة والتنسيق في الرد عليها .
رابعاً : المطبوعات التعريفية / وتشمل الأعمال التالية :
- يقوم القسم بالتنسيق مع الأقسام الأخرى لعمل مطويات خاصة لكل إدارة تشمل التعريف به وبخدماته وطريقة الإستفادة منها .
- يقوم القسم بإصدار دليل موحد تعريفي بالمكتبة والعمل على تحديثه .
- يقوم القسم بإصدار بعض المطويات الخاصة ببعض المناسبات مثل النظام الآلي الجديد والمعارض الندوات وغيرها .
- يقوم القسم بالمتابعة في إصدار دليل موحد لمطبوعات الجامعة والعمل على تحديثه.
- يقوم القسم بالمتابعة في إصدار دليل هاتف العمادة والعمل على تحديثه.
خامساً : التسويق / وتشمل الأعمال التالية :
- تحديد النشاطات التي تحتاج إلى تسويق .
- التنسيق مع اللجنة المخصصة للتسويق ومتابعة أعمالها .
- تحديد وسائل التسويق وآلية االإستفادة منها .
- متابعة عملية التسويق ومردودها على نشاطات المكتبة .
سادساً : لوحات الإعلان / وتشمل الأعمال التالية :
- متابعتها من حيث المسؤولية فيما يعلق بها من أخبار وإعلانات .
- العناية بها وصيانتها ونظافتها والمحافظة عليها .
- تحديت إعلاناتها وتزويدها بكل ما يهم زائر المكتبة كأوقات الدوام والاعارة .
سابعاً : أعمال أخرى / وتشمل الأعمال التالية :
- إعداد وتعميم خطابات التهاني والتعزية لموظفي العمادة .
- الرد على خطابات الشكر التي تصل للعمادة .
- إعداد خطابات إقامة الندوات و المؤتمرات ومتابعتها .
- عرض كافة الشهادات والدروع التي حصلت عليها العمادة ضمن المكان المخصص لها .
- استلام الملفات الخاصة بالعلاقات ومتابعة حفظ المعاملات بها وترتيبها بالشكل الصحيح .
بالإضافة إلى القيام بكافة الاعمال المكلف بها من قبل سعادة الدكتور العميد أو الدكتور الوكيل او مدير القسم بالإضافة إلى القيام بأعمال المعارض عند عدم وجود الموظف المشرف عليها .
